investigacion corte IV

planeacion y control de los sistemas administrativos

La planificación trata de identificar qué objetivos desea alcanzar la organización y cómo. El proceso de planificación suele ser escrito porque de esta forma es mucho más fácil comunicar los planes y discutirlos sin ambigüedades. Dentro de un plan, se establecen:

Objetivos: metas concretas que la empresa desea alcanzar (aumentar la rentabilidad de un 5% a un 15%, aumentar la cuota de mercado del 20% al 30%, etc.).

Acciones concretas que deben permitir a la empresa alcanzar sus objetivos.

Asignación de recursos: cómo se van a obtener los recursos económicos necesarios para llevar a cabo las acciones.

Directrices de implementación: reparto de tareas entre los diferentes actores y calendario de ejecución.

Al principio, la planificación estratégica era básicamente financiera (presupuestos a cinco años) y se hacía bajo el supuesto de que el entorno iba a ser estable en el futuro. Poco a poco, se fue teniendo en cuenta la importancia del entorno, y la necesidad de tener una estrategia frente a ese entorno antes incluso de elaborar los presupuestos: necesidad de debatir las opciones estratégicas antes de adoptar los presupuestos. Finalmente, se ha ido tomando conciencia de la necesidad de dar a todos los empleados las herramientas que les permitan contribuir a esa estrategia (esto es lo que se llama «dirección estratégica»).

Hay dos horizontes de planificación:

Planes a largo plazo (planificación estratégica): tienen una duración variable (según la empresa) pero lo más normal es que sean de unos 5 años.

Planes a corto plazo (planificación táctica): 1-2 años.

Planificación estratégica:

Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.

La planeación estratégica es el proceso de seleccionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para lograr los objetivos específicos que conduzcan hacia las metas y el establecimiento de los métodos necesarios para asegurarse de que se pongan en práctica las políticas y programas estratégicos.

Características

Se ocupa de cuestiones fundamentales. La planeación estratégica da respuestas a preguntas como las siguientes. ¿En qué negocio estamos y en qué negocio deberíamos estar?, ¿Quiénes son nuestros clientes y quienes deberían ser?

Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias. Cuando afronta tales decisiones el gerente se preguntará: ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas con nuestra estrategia?

Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación

Ayuda a orientar las estrategias y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad

Es una actividad de alto nivel en el sentido de que la alta gerencia debe participar activamente. Esto se debe a que sólo ella tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización.

Elementos básicos

Estudiar la empresa

Evaluar el medio ambiente

Fijar objetivos

Determinar las estrategias a seguir

Para que un plan estratégico sea efectivo, debe tener determinadas propiedades:

Pro actividad: el plan debe ser una herramienta para llevar a cabo una serie de acciones que consigan mejorar el funcionamiento de la empresa.

Congruencia: el plan debe ajustarse a las características de la organización y del entorno.

Sinergia: el plan debe ayudar a integrar de la mejor forma posible los esfuerzos de los diferentes departamentos o áreas de la empresa, de forma a alcanzar los objetivos de la mejor manera posible.

Planificación táctica:

Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa

El planeamiento táctico, que es la mediana entre el planeamiento intensivo y el extensivo, abarca de uno a dos años y se relaciona con una serie de tácticas o programas por virtud de los cuales los gerentes de línea intentarán cumplir la estrategia de la corporación. Con frecuencia el planeamiento táctico se manifiesta en un programa de administración por objetivos

La planificación táctica se desarrolla a nivel de departamento o de división y tiene como horizonte el corto plazo. Esta planificación debe definir:

Actividades que deben llevarse a cabo en el departamento.

Plazos de finalización de estas actividades.

Recursos necesarios para que la división pueda realizar estas actividades.

¿A qué aspectos puede afectar la planificación táctica?

División del trabajo: se puede cambiar el reparto de tareas para alcanzar los objetivos prioritarios o crear tareas nuevas según las necesidades.

Elaboración del presupuesto.

Planificación operativa

Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad

El planeamiento de operación o presupuestal, la forma más intensiva de planeamiento, es la expresión en términos financieros de los planes tácticos de la empresa o del programa de administración por objetivos. Esos planes adoptan la forma de estados financieros proforma, mensuales o trimestrales, o de presupuestos de gastos. El período que cubren es generalmente de un año dividido por meses o bien por trimestres, agregando un trimestre a medida que avanza el año. En algunos casos las compañías tienen siempre un presupuesto de los doce meses siguientes.

Ningún gerente podrá organizar, dirigir y controlar con éxito por mucho tiempo, a menos que antes haya elaborado planes.

Eficacia

Para que la planeación sea eficaz es necesario revisar las respuestas a las siguientes preguntas:

¿Qué acción es necesaria?

 ¿Por qué?

 ¿Dónde?

 ¿Cuándo?

 ¿Quién debe hacerla?

 ¿Cómo debe hacerse?

Etapas para planear:

Entender el problema

Obtener información completa sobre las actividades involucradas

Analizar y clasificar los datos

Formular premisas de la planeación

Formular planes alternativos

Elegir el plan

Disponer detalladamente la sucesión y dirección de las operaciones

Vigilar como progresa el plan propuesto

Pasos en el proceso de planeación

La planeación es muy sencilla y puede condensarse en 4 pasos básicos. Estos pueden adaptarse a todas las actividades de la planeación, en cualquier nivel de la organización.

Establecer una meta o conjunto de metas. – La planeación comienza con las decisiones acerca de lo que la organización o sub unidad necesitan o quieren. Sin una definición clara de metas, las organizaciones distribuirán sus recursos en una forma demasiado amplia. Determinar las prioridades y ser específico respecto a los objetivos, les permitirá canalizar sus recursos con eficacia.

Definir la situación actual. – ¿A qué distancia se halla de sus metas la organización? ¿De qué recursos se dispone para alcanzarlas? Solo después de analizar el estado actual pueden trazarse los planes para describir el progreso. Las líneas abiertas de comunicación dentro de la organización y entre sus unidades suministra la información que se necesita.

Identificar las ayudas y barreras de las metas. – ¿Qué factores en el ambiente interno y externo ayudan a la organización a lograr sus metas? ¿Qué factores podrían crear problemas? Es bastante fácil ver lo que está teniendo lugar en el momento presente, pero el futuro nunca es claro.

Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para alcanzar la meta o metas. – Esta ultima etapa en el proceso de planeación requiere varios cursos de acción alternos para conseguir la meta o metas deseadas, evaluar las alternativas y escoger entre ellas la más idónea para llegar a la meta. Este es el paso en que se toman las decisiones referentes a acciones futuras y en que son más importantes las pautas de la toma eficaz de decisiones.

documentos auditables

Los documentos auditables son aquellos que la empresa utiliza para llevar un control de sus actividades financieras o sobre los controles de calidad, el proceso de auditoria se puede llevar a cabo de manera interna o por alguien ajeno a la empresa.

Un documento auditable puede estar en formato físico o electrónico, además de que puede estar en cualquier idioma. La información contenida en dichos documentos puede ser textual, con gráficos, entre otros.

La información que se plasme en estos documentos puede ser recabada del juicio de expertos, cálculos o estimaciones llevados a cabo por la empresa, referencias documentales o el conocimiento de la empresa.

Bachiller:

Jelimar Montilla