Investigacion corte II

Objetivo, estrategia y tacticas de los sistemas administrativos

Las técnicas de Sistemas y Procedimientos Administrativos, son la forma o manera en la cual se basan las empresas para la administración de los negocios y para desarrollar sus tareas. La elaboración de formularios le es de gran utilidad, pues, estos guían y controlan el trabajo.  El formulario es un instrumento que sirve para recolectar información precisa sobre personas, actividad o evento. Las técnicas y los formularios son de gran importancia en la empresa, a través de ellos se puede tener precisión y garantía de la información necesaria.
También existen métodos de planeación y control, tanto para los proyectos, como para las diferentes actividades que se realizan en la organización.

En su acepcion mas amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organizacion. 

La estrategia en la administracion 

Una estrategia es un plan de accion que se lleva a cabo para lograr un determinado fin en una empresa  a largo plazo, la estrategia Empresarial Se refiere al diseño del plan de acción dentro de una empresa para el logro de sus metas y objetivos.

En el campo de la administracion, una estrategia, es el patrón o plan que integra las principales metas y politicas de una organizacion, y a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar. Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner en orden y asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los oponentes inteligentes.

Las metas u objetivos establecen qué es lo que se va a lograr y cuándo serán alcanzados los resultados, pero no establecen cómo serán logrados. Todas las organizaciones poseen múltiples metas, pero las metas principales que son aquellas que afectan a la direccion  general y la viabilidad de la entidad se llaman metas estratégicas.

Las políticas son reglas o guías que expresan los llimites dentro de los que debe ocurrir la acción, y aquellas que guían la dirección general se llaman políticas estratégicas.

Elementos de una estrategia eficaz

Las estrategias en el escenario de negocios deben abarcar como mínimo los siguientes factores y elementos estructurales:

• a) Objetivos Claros y Decisivos. Las metas específicas de las unidades subordinadas pueden transformarse al ritmo de la competencia, sin embargo las metas centrales de la estrategia para todas las unidades deben ser siempre lo bastante específicas y claras para que proporcionen continuidad y den cohesión al seleccionar las tácticas durante el horizonte temporal de la estrategia.

No todas las metas requieren ser escritas o precisadas numéricamente, pero si deben entenderse bien y ser decisivas, es decir el logro de las metas debe asegurar la viabilidad y vida de la empresa frente a sus competidores.

• b) Conservar la iniciativa. Una posición reactiva prolongada engendra cansancio, hace descender la moral, cede la ventaja del tiempo e incrementa los costos, disminuye el número de posiciones disponible, y baja la probabilidad de alcanzar el éxito.
• c) Concentración y Atención. Puntos obvios, pero es mejor corroborarlos.
• d) Flexibilidad. El reforzamiento de habilidades en un ámbito de acción planeado y la ubicación renovada permiten mantener a los contrincantes, con un mínimo de recursos, en relativa desventaja.

Con concentración y concesión, facilitan al estratega volver a emplear los mismos atributos para dominar posiciones seleccionadas en diferentes momentos.

También obligan a los contrincantes menos flexibles a usar más recursos para mantener posiciones predeterminadas, a la vez que hay menor asignación de recursos propios para propósitos defensivos.

• e) liderazgo coordinado y comprometido: Los líderes deben ser seleccionados y motivados, de tal manera, que sus propios intereses y valores coincidan con las necesidades del papel que se les asigne.
• f) Sorpresa. Se debe hacer uso en o durante la preparación de la estrategia de la velocidad, el silencio y la inteligencia para atacar, en momentos inesperados, a desprevenidos y desprovistos contrincantes. Junto con una correcta sincronización, la sorpresa puede alcanzar un éxito fuera de toda proporción en cuanto a la energía utilizada, y puede cambiar de manera decisiva posiciones estratégicas.
• g) Seguridad. La estrategia debe asegurar la base de los recursos y demás aspectos operativos fundamentales para la empresa, debe también desarrollar un sistema efectivo de inteligencia suficiente para prevenir sorpresas por parte de los competidores.

Implantación de La Estrategia

Implementar la estrategia comienza con un esquema de participación auténtica que viene a transformar la culturas, estructuras y sistemas de trabajo de la empresa. Debemos entender la implantación de la estrategia como un proceso continuo de despertar organizacional.

Planificacion en el sistema administrativo 

Es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacion y busca adaptarse a ellos. La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización.

Que es el plan de la empresa del sistema administrativo

 La planificación trata de identificar qué objetivos desea alcanzar la organización y cómo. El proceso de planificación suele ser escrito porque de esta forma es mucho más fácil comunicar los planes y discutirlos sin ambigüedades. Dentro de un plan, se establecen:

• Objetivos: metas concretas que la empresa desea alcanzar (aumentar la rentabilidad de un 5% a un 15%, aumentar la cuota de mercado del 20% al 30%, etc.).
• Acciones concretas que deben permitir a la empresa alcanzar sus objetivos.
• Asignación de recursos: cómo se van a obtener los recursos económicos necesarios para llevar a cabo las acciones.
• Directrices de implementación: reparto de tareas entre los diferentes actores y calendario de ejecución.

Al principio, la planificacion estrategica era básicamente financiera (presupuestos a cinco años) y se hacía bajo el supuesto de que el entorno iba a ser estable en el futuro. Poco a poco, se fue teniendo en cuenta la importancia del entorno, y la necesidad de tener una estrategia frente a ese entorno antes incluso de elaborar los presupuestos: necesidad de debatir las opciones estratégicas antes de adoptar los presupuestos. Finalmente, se ha ido tomando conciencia de la necesidad de dar a todos los empleados las herramientas que les permitan contribuir a esa estrategia (esto es lo que se llama "dirección estratégica").

Planificacion como sistema de empresa del sistema administrativo

 El sistema administrativo de una organización comprende sus prácticas de planeacion, organización, dirección y control; es el patrón global formado por las diversas practicas gerenciales. Cada una de ellas se relaciona con el sistema administrativo general en forma muy parecida a como los instrumentos de una orquesta contribuyen a crear la melodía total.

El sistema administrativo está relacionado fundamentalmente con la toma de decisiones  para planear y controlar el esfuerzo de la organización. Los administradores realizan un trabajo mental en el marco de fuerzas internas y externas que afectan su comportamiento.

El manejo de sistemas de información es tan importante para los planes de la empresa, que, en ocasiones, se contratan gerentes con la única responsabilidad de administrar estos sistemas. Comprar la tecnología adecuada es la parte fácil, el reto es adecuar la tecnología a las necesidades de la organización. Alcanzar un alto grado de adecuación es un aspecto principal para la bienaventuranza de la compañía. Cualquier decisión para invertir en algo de la empresa significa más que un compromiso de tiempo, esfuerzo y recursos financieros. La decisión también define el futuro de la empresa dado que al concentrar los esfuerzos en una aplicación se limita la atención que pueda darse a otros proyectos.

Las aplicaciones seleccionadas deben ser aquellas que brinden los mayores beneficios para la compañía.

El grupo de análisis es un equipo de trabajo conjunto formado por trabajadores sindicalizados y de confianza que aportan sus conocimientos y experiencia para dar alternativas y propuestas que ayuden a alcanzar las metas y objetivos del Programa General de Incentivos a la Calidad, Productividad y Competitividad.

La investigación de operaciones es el uso de métodos científicos que sirven para solucionar problemas que pueden ser aplicables a cualquier tipo de organización.

Actualmente los cambios del medio ambiente amenazan la supervivencia de las organizaciones. Por ésta razón, cada vez se hace más prioritaria la búsqueda de la eficiencia y la calidad en el servicio y en los procesos dentro de las empresas, sea cual sea el sector productivo al que pertenezcan o la clase de servicios que proporcionen. Hoy en día las organizaciones que cuentan con una visión de los objetivos que quieren alcanzar y realizan una planeación en base a esos objetivos, cuentan con una estructura más sólida para desenvolverse en su entorno y tendrán mayores posibilidades de crecimiento que aquellas que no lo tienen. Tomando en cuenta este aspecto, las organizaciones deben comenzar por mejorar cada uno de sus procesos internos, para lo cual se apoyan de los conceptos de gestión de la calidad.

Objetivos del sistema de planificacion

 Establecer los sistemas de control adecuados: control de productividad, control de calidad, plazos de respuesta, etc. Para ello, se hace necesario el diseño e implantación de un sistema de información a medida de la empresa. Definir las funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo para poder llevar a cabo la mejora de los procesos diseñados. Tener una base para posibilitar la realización posterior de un sistema de incentivos que fomente la colaboración y el trabajo en equipo y que esté ligado al incremento de la productividad real y no se quede ineficaz al cabo de poco tiempo. Que el personal de la empresa adquiera una cultura empresarial de participación y de mejora continua.

Planificacion estrategica y tactica del sistema administrativo

La planeación estratégica es la planeación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Los administradores consideran a la organización una unidad total y se preguntan a sí mismo qué debe hacerse a largo plazo para lograr las metas organizacionales. El largo plazo se define como un período que se extiende aproximadamente entre 3 y 5 años hacia el futuro. Se debe seguir el principio del compromiso el cual afirma que los administradores deben comprometerse fondos para la planeación sólo cuando puedan anticipar, en el futuro próximo, un rendimiento sobre los gastosde planeación como resultado del análisis de planeación a largo plazo. Los costos de la planeación son una inversión y, no debe incurrirse en ellos a menos que se anticipe un rendimiento razonable sobre la inversión.

Planeación táctica -

Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización. El corto plazo se define como un período que se extiende sólo a un año o menos hacia el futuro. Los administradores usan la planeación táctica para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito en algún momento dentro de un año manos hacia el futuro. La planeación estratégica

se relaciona con el período más prolongado que sea válido considerar; la planeación táctica se relaciona con el período más corto que sea válido considerar. Ambos tipos de planeación son necesarios. Los administradores necesitan programas de planeación táctica y estratégica, para estos programas deben estar altamente relacionados para tener éxito. La planeación táctica debe concentrarse en lo que debe hacerse en el corto plazo a fin de ayudar a la organización a que logre sus objetivos a largo plazo, determinados mediante la planeación estratégica.

Tendencia de la planificacion del sistema administrativo

 Existen dos elementos considerados en la planificación estratégica que, a pesar de su carencia de teorización, en la práctica ya se aplican de modo distinto: la calendarización y el presupuesto.

Hoy la estrategia global consiste en desestructurar, flexibilizar, para adaptarse a toda posible turbulencia. Las nuevas tendencias apuntan a una simplificación de las herramientas. Los lapsos son cada vez más acotados, el entorno es vertiginoso, y los que gestionan la comunicación corporativa alegan no tener tiempo para planificaciones complejas. Entonces surge en la práctica una nueva planificación, que se ajusta tanto al estrés diario de los comunicadores como a la posibilidad de interpretación del plan por parte de los directivos de la empresa. La nueva planificación de la comunicación corporativa redefine los procesos de calendarización y elaboración de presupuestos, como herramientas básicas de todo plan.

Planificacion de los recursos de la empresa

 La planificación de recursos humanos como concepto básico.

Como señalábamos al comienzo del primer capítulo, la planificación de recursos humanos y el análisis de puestos de trabajo conforman lo que hemos acordado en denominar procesos básicos de gestión de recursos humanos. Se caracterizan éstos por constituir la piedra angular que permite desencadenar con garantías los restantes procesos propios de recursos humanos, tal como puede observarse en el gráfico 24.

Bachiller:

Jelimar Montilla