(Corte Iv) Planeacion y control de los sistemas administrativos- Documentos Auditables

Planeación y control de sistemas administrativos

La planeación busca plantear e identificar los objetivos que la empresa tenga además de cómo pretenden llevarlos a cabo. Este proceso se plasma por escrito para así poder discutirlo sin ambigüedades, dentro de los planes se establecen como anterior mente se dijo los objetivos que quiera la empresa, también contiene las acciones que se llevaran a cabo para lograr los objetivos, la asignación de recursos y también las directrices de cómo se repartirá el trabajo para el cumplimiento de los objetivos.

Cuando planteamos el hacer planes para una empresa podemos hablar sobre planes a corto y largo plazo, donde los planes cortos pueden durar entre 1 o 2 años y los de largo plazo pueden variar dependiendo de la empresa pero estos suelen durar 5 años.

Cuando nos plantemos el planificar la dirección y los pasos a seguir de una empresa debemos elegir lo que se adecue a lo que queremos, es por eso que existen tipos de planeación las cuales serían:

La planeación estratégica: La planeación estratégica es el proceso de seleccionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para lograr los objetivos específicos que conduzcan hacia las metas y el establecimiento de los métodos necesarios para asegurarse de que se pongan en práctica las políticas y programas estratégicos.

La planeación táctica: El planteamiento táctico determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa.

Planeación operativa: Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

Cuando hablamos del control nos referimos al hecho de comparar los resultados que se han ido obteniendo y compararlos con los planes que se habían hecho para así saber que tan bien esta y corregir algo si no se está cumpliendo con lo que se planeó.

Para que el control funcione adecuadamente  se debe de asegurar que todos los empleados sepan con claridad los objetivos a lograr y también la recolección de hechos reales, esto último puede ser costoso debido a que se pierde tiempo lo cual puede derivar en una pérdida de oportunidades por elegir una opción A en vez de una opción B y así no  obtener los beneficios que pudiese haber aportado la opción B.

También existe el peligro de se distorsione la información debido a que los canales de información o los empleados encargados de distribuir la información lo hacen de forma errónea o lo hacen resaltando aspectos secundarios u obviando partes de la información llevando de esta manera a la desinformación de los demás trabajadores.

El control está formado por:

El control de actividades: es la que se encarga de comprobar que las actividades planeadas funciones como se esperan y en los plazos de tiempo previstos.

El control de resultados: el control de resultados como su nombre lo indica es el encargado de comparar los resultados que se obtienen de las actividades con los objetivos planeados.

El control integral de gestión: es la encargada de elaborar información sintética para la alta dirección.

Un sistema de control es necesario en cualquier organización ya que las actividades de las distintas divisiones, departamentos, secciones, etc. deben ser coordinadas y controladas. La mayoría de los sistemas de control han pasado de la orientación a la acción y por lo tanto son ineficientes o no.

Documentos auditables

Los documentos auditables son aquellos que la empresa utiliza para llevar un control de sus actividades financieras o sobre los controles de calidad, el proceso de auditoria se puede llevar a cabo de manera interna o por alguien ajeno a la empresa.

Un documento auditable puede estar en formato físico o electrónico, además de que puede estar en cualquier idioma. La información contenida en dichos documentos puede ser textual, con gráficos, entre otros.

La información que se plasme en estos documentos puede ser recabada del juicio de expertos, cálculos o estimaciones llevados a cabo por la empresa, referencias documentales o el conocimiento de la empresa.

Y para llevar una buena gestión de estos documentos existe una norma internacional que es la ISO 9001 que se centra en todos los elementos de la gestión de la calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

Sabiendo que un documento auditable se encarga de reunir la información de una empresa podemos decir que es importante ya que sin ellos a la hora de presentarse algún problema se puede acceder a ellos y ver cuál puede ser el origen del problema.

Bachiller:

Jelimar Montilla